SwiftBase Studio

Helder geregeld

Privacyverklaring

Versie 2.1 · 14 oktober 2026

Hier lees je hoe SwiftBase Studio omgaat met persoonsgegevens van bezoekers, zakelijke contactpersonen en klanten: bij contact, de intake, het aanleveren van bestanden en het uitvoeren van een opdracht. We gebruiken alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel.

1. Wie is verantwoordelijk?

SwiftBase Studio is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerkingen.

Verwerken we voor jouw onderneming persoonsgegevens in een website of app die we voor je bouwen of beheren? Dan leggen we onze rol en de afspraken daarover, waar nodig, afzonderlijk vast in een verwerkersovereenkomst. Deze verklaring vervangt die afspraken niet.

2. Contact, kennismaking en offertes

Als je ons mailt, belt of een aanvraag doet, verwerken we je naam, zakelijke contactgegevens, bedrijfsgegevens en de informatie die je zelf deelt. We gebruiken die om je vraag te beantwoorden, je wensen te bespreken, een offerte te maken en afspraken bij te houden. De homepage opent voor e-mailcontact je eigen mailprogramma; er wordt daardoor niet automatisch een bericht verzonden.

Grondslag: het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst als je zelf de contractspartij bent, bijvoorbeeld als eenmanszaak. Ben je contactpersoon van een bedrijf, dan is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om met dat bedrijf te communiceren en zakelijke afspraken uit te voeren. Voor dat doel beperken we de gegevens tot wat nodig is.

3. Intakeformulier en bijlagen

Het intakeformulier is toegankelijk met een persoonlijke toegangscode. We verwerken de bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, eventueel KvK-nummer en adres, domeinnamen en hostingproviders, informatie over je bedrijf, websitewensen, inspiratie en gewenste opleverdatum. Bijlagen kunnen afbeeldingen of PDF-bestanden zijn en persoonsgegevens bevatten die je zelf meestuurt. Ook registreren we het intakenummer, de inzending en de bijbehorende toegangsreferentie.

We gebruiken dit om je project te beoordelen en voor te bereiden. De gegevens en bijlagen worden opgeslagen buiten de publieke webmap. Een samenvatting en bijlagen worden ook per e-mail naar intake@swiftbasestudio.com gestuurd. Daardoor bestaan er naast de serverbestanden ook kopieën in onze mailbox en mogelijk in ons lokale projectdossier.

De grondslagen zijn dezelfde als bij contact en offertes. Verplichte velden zijn in het formulier aangegeven. Zonder die informatie kun je de intake niet verzenden; je kunt ons wel rechtstreeks benaderen. Het adres en KvK-nummer zijn optioneel. Deel alleen informatie die voor je project nodig is en stuur geen identiteitsbewijzen, BSN, medische gegevens of wachtwoorden mee.

4. Bestanden aanleveren en projecten uitvoeren

Het aparte klantuploadportaal verwerkt je naam, eventueel e-mailadres, projectomschrijving, toelichting, bestandsinformatie en de aangeleverde bestanden. We gebruiken deze om de bestanden bij het juiste project te plaatsen en de opdracht uit te voeren. Toegang verloopt via een uploadcode. Bestanden in dit portaal worden versleuteld opgeslagen buiten de publieke webmap. Deze opslag verschilt van de opslag van intakebijlagen.

Voor een opdracht verwerken we daarnaast de noodzakelijke projectcorrespondentie, aangeleverde inhoud, afspraken en factuurgegevens. Voor uitvoering van je eigen overeenkomst gebruiken we de grondslag overeenkomst; voor contactpersonen van zakelijke opdrachtgevers ons gerechtvaardigde belang bij de uitvoering en administratie. Voor wettelijk verplichte administratie geldt een wettelijke verplichting.

5. Hoelang bewaren we gegevens?

  • Aanvragen zonder opdracht: contactberichten, intakes en bijlagen bewaren we maximaal 12 maanden na het laatste contact. Dit geldt ook voor bijbehorende e-mails en lokale kopieën. Voor intakes die als aanvraag zonder opdracht zijn geregistreerd, controleert een dagelijkse taak de vastgelegde laatste contactdatum. Na afloop van 12 kalendermaanden worden de intake, het PDF-overzicht en de bijlagen automatisch van de actieve serveropslag verwijderd; de volledige laatste dag blijft beschikbaar. We houden de opdrachtstatus en contactdatum bij. E-mails, lokale kopieën en back-ups worden niet door deze taak gewist en worden afzonderlijk volgens ons bewaarbeleid beheerd.
  • Lopende opdrachten: noodzakelijke projectgegevens blijven beschikbaar zolang de opdracht, hosting of onderhoudsafspraak loopt. Na beëindiging verwijderen we gegevens die niet meer nodig zijn. Benodigde afspraken en bewijsstukken bewaren we alleen zolang dat nodig is voor de afwikkeling, een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. Dit rechtvaardigt niet het bewaren van alle oorspronkelijke bijlagen.
  • Afzonderlijk uploadportaal: de huidige termijn voor de serverkopie is 30 dagen vanaf upload. De opruiming vindt plaats bij het eerstvolgende bezoek aan het uploadportaal nadat de termijn is verstreken. Voor eerder gedownloade projectkopieën en ontvangen e-mails gelden de hiervoor genoemde termijnen.
  • Financiële administratie: gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, bewaren we in beginsel 7 jaar volgens die verplichting. Deze termijn geldt niet automatisch voor alle intakes of projectbestanden.
  • Cookievoorkeur: maximaal 180 dagen. Voor bezoekersstatistieken gelden de termijnen onder punt 6.

Een noodzakelijke langere bewaring, bijvoorbeeld bij een geschil, beperken we tot de betrokken gegevens. Back-ups kunnen nog tijdelijk een oudere kopie bevatten totdat deze volgens de back-upcyclus wordt vervangen. Die kopieën zijn bedoeld voor herstel, niet voor dagelijks gebruik. Een verwijderverzoek wordt ook meegenomen als gegevens uit een back-up worden teruggezet.

6. Bezoekersstatistieken en cookies

Onze eigen bezoekersmeting staat standaard uit. Alleen na jouw toestemming verwerken we de bezochte openbare pagina zonder zoekparameters of fragment, het domein van de verwijzende website, taal, tijdzone, apparaatcategorie en browsercategorie. Het IP-adres en de browserinformatie worden gebruikt voor een gepseudonimiseerde bezoekerhash die per dag verandert; het ruwe IP-adres wordt niet in de statistieken opgeslagen. Gepseudonimiseerd is niet hetzelfde als anoniem.

Grondslag: toestemming. Zonder toestemming kun je de website gewoon gebruiken. Via kun je deze toestemming intrekken. Er worden dan geen nieuwe optionele metingen verstuurd. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

Daggegevens en recente bezoeken worden bij de eerstvolgende toegestane meting opgeschoond zodra ze ouder zijn dan 180 dagen. Samengevoegde totalen zonder bezoekerhash kunnen langer worden bewaard. We gebruiken hiervoor onze eigen server bij TransIP, geen externe analysedienst of advertentienetwerk. Lees het cookiebeleid voor de functionele voorkeurcookie en noodzakelijke sessiecookies.

7. Beveiliging en technische logs

Voor het leveren, beveiligen en onderzoeken van storingen van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, browserinformatie en foutmeldingen. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, betrouwbare website en het voorkomen van misbruik. Dit staat los van optionele bezoekersstatistieken.

De intake en demo-toegang gebruiken daarnaast tijdelijke, uit het IP-adres afgeleide hashes om inlogpogingen te begrenzen. Deze tellers hebben een venster van 15 minuten; verlopen registraties worden bij een volgende controle opgeruimd. De rotatie en bewaartermijn van hostinglogs worden door TransIP beheerd en kunnen per logtype verschillen. Voor informatie over de voor jouw bezoek relevante loggegevens kun je contact met ons opnemen. Een voor onderzoek bewaarde kopie beperken we tot het incident en de noodzakelijke afhandeling daarvan.

We gebruiken HTTPS, toegangsbeveiliging en beperkte toegang tot dossiers. Intake- en uploadbestanden zijn niet rechtstreeks via een openbare bestands-URL toegankelijk. Het aparte uploadportaal gebruikt daarnaast versleuteling voor opgeslagen bestanden.

8. Wie ontvangt je gegevens?

SwiftBase Studio verwerkt gegevens in de eigen bedrijfs- en projectadministratie. TransIP levert de hosting en e-mailvoorziening. Dienstverleners die gegevens namens ons verwerken, mogen die alleen voor de afgesproken dienstverlening en volgens onze instructies verwerken. Een adviseur of bevoegde instantie ontvangt uitsluitend gegevens als dat nodig is voor de opdracht, een rechtsvordering of een wettelijke verplichting. We verkopen je persoonsgegevens niet.

De websitehosting staat volgens TransIP in Nederlandse datacenters. We gebruiken op de openbare website geen externe advertentie- of analysediensten. Voor eventuele aanvullende diensten bij jouw opdracht maken we afzonderlijke afspraken. Als daarbij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, informeren we je over de betrokken dienst en de toepasselijke waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Je kunt informatie over die waarborgen bij ons opvragen.

Gegevens ontvangen we meestal rechtstreeks van jou. Een zakelijke opdrachtgever kan ook contactgegevens van een collega aanleveren; we gebruiken die alleen voor het betreffende zakelijke contact.

9. Je privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens en, als de wettelijke voorwaarden gelden, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je altijd intrekken; voor statistieken kan dat via de cookie-instellingen.

Mail je verzoek naar info@swiftbasestudio.com. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de termijn wettelijk worden verlengd; dan laten we binnen die eerste maand weten waarom. We kunnen je identiteit op een passende manier controleren. Stuur niet op eigen initiatief een kopie van je identiteitsbewijs.

Je mag rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je hoeft niet eerst toestemming van ons te vragen. We nemen via deze website geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over jou die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

10. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of verwerking verandert. De versiedatum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.

Terug naar de website